Выбор конференц-зала

Если вы подыскиваете конференц-зал для проведения каких-либо мероприятий, то вам нужно, прежде всего, изучить тщательно рынок. Для этого можно воспользоваться специальными журналами и найти сайты в интернете, которые непосредственно занимаются такими вопросами.

Если вы подыскиваете конференц-зал для проведения каких-либо мероприятий, то вам нужно, прежде всего, изучить тщательно рынок. Для этого можно воспользоваться специальными журналами и найти сайты в интернете, которые непосредственно занимаются такими вопросами. Если вас интересует конференц зал высшего уровня, арендовать такой вы сможете с помощью сайта petrocongress.ru.

Если вы ознакомились с вариантами, то можете приступать к выбору зала.

Основные критерии при выборе зала

Первым делом вам нужно обратить внимание на такие моменты:

  1. Сначала определитесь с размерами зала. Он должен быть достаточно просторный (один человек — 4, 5 куб. метров пространства). Если помещение тесное, то в дальнейшем у вас могут появиться большие проблемы с размещением людей.
  2. Каждый человек имеет личное пространство и в случае, если помещение бывает слишком маленьким, то люди будут находиться очень близко к друг другу – это может существенно повлиять на атмосферу деловой встречи.
  3. Никогда не доверяйте никаким картинкам. Вам необходимо посетить зал самостоятельно и выяснить натуральные размеры помещения, не забывая при этом проверить освещение днем и ночью. Освещение должно быть качественным.
  4. Нужно уделить внимание и другим немаловажным вещам: стулья, столы, кондиционеры.
  5. Желательно, чтобы в таком зале была трибуна и микрофоны для выступающих участников.
  6. Подумать нужно и над тем, что если мероприятие будет проводиться долгое время, то для этого нужно будет приготовить определенное число закусок и кофе.
  7. Бываю случаи, когда у одного из участников в этот день юбилей, здесь нужно поздравить юбиляра, но не закатывать роскошный концерт.
  8. Обязательно продумайте, где будут проживать участники конференции. Самым лучшим вариантом будет проживание их в гостинице, где возможно, есть специальный зал для проведения таких мероприятий. В таких заведениях, как правило, если вы заказываете комплексное обслуживание, то администрация гостиницы сделает вам существенные скидки.
  9. Вы должны придти заранее (один час) до места проведения мероприятия, так как бывают случаи, когда зал могут арендовать несколько копаний и времени между их проведением не оставляют. Тогда в этих местах присутствует суматоха и путаница. Вам необходимо с администрацией согласовать такой вопрос и попросить поставить время не менее часа между проведением различных мероприятий.
  10. Нельзя проводить конференциею не имея никакого плана на руках. Если он есть тогда мероприятие будет проведено на высшем уровне. Вы, и участники останетесь, им довольны.

Основными ключевыми моментами должно быть:

  • — большой объем зала;
  • — хорошее месторасположение зала;
  • — техническое оснащение должно быть на самом высоком уровне;
  • — помещение должно вмещать большое количество людей.

Размер помещения

Чтобы правильно выбрать помещение нужно, прежде всего, знать, какое количество приглашено на это мероприятие. Если количество будет около двух-трех сотен, то здесь лучше всего выбирать помещение подобное кинотеатру. Если помещение будет меньше, то естественно воздуха будет не хватать, и участники будут испытывать дискомфорт. Вряд ли при таких условиях можно добиться хороших переговоров.

Вывод. При выборе конференц-залов нужно учитывать все правила приведенные выше, только тогда можно провести качественно такого рода мероприятие.